الخطوات والشرح
نفتح الوثائق والمخططات. تجمع الشاشة مرفقات المشروع، وتعرض مصدر كل ملف ومرجعه وتاريخه وحالته. نميّز بين قائمة كل المرفقات وبين الوثائق التي تُدار بإصداراتٍ ومراجعات.
نسجّل وثيقةً برقمٍ وعنوانٍ واضحين، ونحدّد جهة الإصدار. في هذا المثال، نضيف مذكرة تصميم الأساسات ومراجعة المناسيب، لتكون لها بطاقةٌ ثابتة تجمع مراجعاتها اللاحقة.
نختار التخصص الإنشائي، ثم نحفظ وننتقل إلى المراجعة الأولى. إنشاء بطاقة الوثيقة يعرّفها، أما الملف فيُرفع ضمن المراجعة مع بيانات إصداره.
نحدّد تاريخ الإصدار ورقم التحويل ووصف المراجعة، ثم نختار الملف ونرفع المراجعة. تساعد هذه البيانات على تمييز النسخة الأولى وتتبّع سبب إصدارها.
نفتح معاينة ملف المراجعة. يظهر المستند داخل النظام، ويمكن قراءة عنوانه ومحتواه ومراجعة مرجعه. المعاينة تعرض الملف الفعلي المرتبط بهذه النسخة من الوثيقة.
يمكن تنزيل الملف عند الحاجة. نغلق المعاينة، ثم ننتقل إلى مدير المشروع، ونفتح تفاصيل الوثيقة لاعتماد المراجعة. تظهر حالة الاعتماد على النسخة التي جرى إقرارها.
نختار رفع مراجعة جديدة. نكتب رقم تحويلٍ جديداً ووصف التعديل، ونختار ملف المراجعة الثانية. بهذه الطريقة تبقى التعديلات مرتبطةً بالوثيقة نفسها.
نستكمل جهة الإصدار المطلوبة، ثم نرفع المراجعة ونُجري الاعتماد. بعد نجاح العملية، نفتح الملف الجديد للتحقق من أنَّ النسخة المرتبطة هي المراجعة الثانية.
تظهر المراجعة الثانية وفيها الإضافة المرتبطة بزيادة الحفر. تحتفظ الوثيقة بتاريخ المراجعات، فلا نفقد النسخة السابقة عند إصدار تعديل. نراجع محتوى الملف قبل استخدامه في متابعة العمل.
نعود إلى كل المرفقات ونفتح مستند تبرير الأمر التغييري. إذا كان السجل يحتوي مرجع الملف فقط، نستخدم رفع الملف الفعلي لاستكماله وربط المحتوى بالمرجع الموجود.
نستكمل رفع مستند التبرير، ثم تظهر معاينته. نراجع بيانات العقد والكمية الأصلية والزيادة وحساب الأثر. هكذا يمكن الرجوع إلى الدليل الذي يستند إليه الأمر التغييري.
نختار أدلة الإنجاز لتصفية المرفقات حسب مصدرها. تعرض القائمة مرجع القراءة والعقد والتاريخ وحالة الملف، مما يساعد على الوصول إلى المستند المطلوب ضمن سياقه.
من معاينة المرفق، نختار فتح السجل المرتبط للرجوع إلى مصدره في المشروع.