الخطوات والشرح
لإعداد التقارير، لدينا خياران واضحان: إنشاء تقرير الآن للحصول على ملف فورًا، أو جدولة تقرير تلقائي ليتكرر في مواعيد محدّدة. سنبدأ بتقرير فوري، ثم نستخدم الإعدادات نفسها لإنشاء جدولة أسبوعية.
نختار تقرير الموقف المالي، ومساحة عمل جامعة بغداد، ثم مشروع مبنى المختبرات التعليمية في مجمّع الجادرية. نترك الصيغة بي دي إف، ونفعّل إرسال نسخة إلى بريد التقارير المهيّأ لمساحة العمل. ثم نضغط إنشاء التقرير.
في سجل التشغيل، يظهر اسم التقرير والمشروع، والمصدر عند الطلب، وحالة مكتمل. هذا يعني أن الملف أُنشئ بالفعل. من زر التنزيل، نحفظ نسخة التقرير. أمّا وصول نسخة البريد، فنتابعه بصورة مستقلة في سجل الإرسال.
ننتقل الآن إلى جدولة تقرير تلقائي. نختار أسبوعي، ثم نحدّد موعد التشغيل الأول. معنى أسبوعي أن التقرير يبدأ في الموعد الذي اخترناه، ثم يتكرر كل سبعة أيام. نحفظ الجدولة، فنجدها في الجداول المحفوظة بحالة مفعّلة، ويظهر موعد تشغيلها التالي.
بعد حلول الموعد، نرجع إلى سجل التشغيل. ظهر تقرير جديد، ومصدره هذه المرّة مجدول، وحالته مكتمل. الفرق أن النظام أنشأ هذا الملف تلقائيًّا في الموعد؛ لم نضغط إنشاء التقرير مرةً أخرى.
نتابع نسخة البريد من سجل الإرسال والتصعيد. يعرض السجل الجهة المستلمة، وقناة البريد الإلكتروني، ونتيجة الإرسال. نفتح تفاصيل الرسالة لنراجع التقرير المقصود والمشروع المرتبط به. بذلك نميّز بين نجاح إنشاء الملف ونتيجة إرسال نسخته.
يمكن إدارة التكرار من الجداول المحفوظة. نضغط إيقاف، فتتحول الحالة إلى متوقفة. يتوقف التشغيل القادم، وتبقى التقارير التي أُنشئت سابقًا محفوظة في سجل التشغيل.
التصعيد مسارٌ مختلف عن جدولة التقارير. عندما يبقى التنبيه مفتوحًا وتتجاوز مهلة التصعيد المحدّدة في قاعدته، تُوجّه رسالة إلى المسؤول الأعلى. نبحث عن رسائل التصعيد، ونفتح رسالة مدير المشروع. هنا السبب هو تأخر تحديث الإنجاز، وتظهر تفاصيل المشروع والقاعدة والعقد، ليعرف المسؤول ما الذي يحتاج إلى متابعة.