الخطوات والشرح
نراجع أصناف التجهيز وكمياتها، ثم نفتح جدول الفقرات التجهيزية. التوزيع يحدّد الجهة المستفيدة وحصتها من كلِّ صنف، قبل الانتقال إلى إجراءات الاستلام. وتبقى أسعار الأصناف وقيمها معروضةً بالدولار، وفق عملة العقد.
من إجراءات الصنف، نختار توزيع الجهات. نراجع كود الصنف ووصفه وكميته، ثم نبدأ بإضافة الجهة المستفيدة.
نختار جامعة بغداد من قائمة الجهات. تظهر الجهة في سطر التوزيع، ويمكن تحديد عدد الأجهزة المخصّصة لها ضمن كمية الصنف.
نُخصّص الأجهزة الثلاثة لجامعة بغداد. يظهر الموزّع ثلاثة والمتبقي صفر. نراجع القيم قبل الحفظ، فلا يتجاوز مجموع الحصص الكمية المتعاقد عليها.
نحفظ التوزيع، ثم ننتقل إلى الصنف التالي ونُخصّص جهازين للجهة. تظهر رسالة الحفظ، وتُحدَّث حالة التوزيع في السجل. نراجع اسم الجهة في السطر مع عدد الأجهزة، ونتحقّق من المتبقي قبل حفظ كلِّ توزيع.
نُخصّص أربعة أجهزة من الصنف التالي، ثم نحفظ. نراجع الكمية داخل نافذة الصنف نفسه حتى لا نخلط بين حصص الأصناف المختلفة.
نفتح توزيع الصنف الذي يضمّ ستة أجهزة، ونختار جامعة بغداد، ثم نحفظ الحصة. هذه الأجهزة ستُتابَع لاحقاً عبر مراحل الاستلام.
نُكمل توزيع الصنف الخامس بكمية جهازين. ونراجع أنَّ مجموع الموزّع يساوي الكمية المطلوبة، وأنَّ المتبقي أصبح صفراً.
نُكمل الصنف الأخير ونعود إلى السجل. التوزيع يوضّح إلى مَن تُخصَّص الأجهزة؛ ولا يعني وصولها إلى المخزن أو اجتيازها الفحص والاستلام النهائي. لكلِّ مرحلةٍ من هذه المراحل سجلّها ومستنداتها، وسننتقل إليها في دليل الاستلام.