الخطوات والشرح
نفتح الفقرات التجهيزية ونختار الصنف الذي يضمّ ستة أجهزة. تعرض البطاقة حالته وقيمته، وتوضح المسؤوليات في مراحل الجاهزية والاستلام. نراجع الكمية والوصف قبل بدء الإجراء، حتى تُسجَّل جميع مراحل الاستلام على الصنف المقصود.
من دور المجهّز، نفتح إشعار الجاهزية. نحدّد موعد الاستلام المقترح والتاريخ والكمية. هذا الإشعار يعلن استعداد الأجهزة للتسليم، ولا يثبت استلامها نهائياً.
نُدخل ستة أجهزة ونكتب ملاحظة الجاهزية للتسليم. نراجع الموعد والكمية قبل إرفاق المستند الذي يؤيّد الإشعار.
نرفع مستند الجاهزية ونتحقّق من ظهوره، ثم نسجّل الإشعار. يحتفظ النظام بالسجل والمرفق ضمن الصنف، لتبدأ الجهة التالية إجراءها استناداً إلى بياناتٍ واضحة. ظهور اسم الملف في النموذج يتيح التأكّد من اختيار المستند الصحيح قبل الحفظ.
ننتقل إلى دور أمين المخزن ونختار الاستلام المخزني. هذه الخطوة توثّق دخول الأجهزة إلى المخزن، وتختلف عن الفحص الفني وقبول المطابقة.
نراجع تاريخ الاستلام وكمية الأجهزة الستة، ونُكمل بيانات المستلم ولجنة الاستلام. نحرص على ربط السجل بالصنف الصحيح قبل الحفظ.
نكتب ملاحظة الاستلام، ونُرفق المستند المؤيّد، ثم نحفظ. أصبح وصول الأجهزة موثّقاً، لكن الحكم على المطابقة يتبع مرحلة الفحص والاستلام الأولي. ويمكن الرجوع إلى المستند من سجل الإجراء، مع الاحتفاظ بالكمية والتاريخ والملاحظة الخاصة بهذه المرحلة.
ننتقل إلى الدور المختص لدى الجهة المستفيدة. تتغيّر الإجراءات المتاحة بحسب الصلاحية، ونستكمل متابعة الصنف من بطاقة الاستلام.
نفتح الاستلام الأولي، ونُدخل الكمية والجهة المستفيدة. نراجع نتيجة المطابقة؛ ففي هذه الحالة الأجهزة الستة مطابقة، ونستكمل توثيق الفحص.
نكتب ملاحظة نتيجة الفحص، ونُرفق محضر الاستلام، ثم نسجّل الاستلام الأولي. بذلك تبقى النتيجة مرتبطةً بالكمية والمستند المؤيّد لها.
نفتح الاستلام النهائي بعد استكمال المرحلة السابقة. نراجع الأجهزة الستة والجهة ونتيجة المطابقة. هذه هي الكمية نفسها التي مرّت بالجاهزية والاستلام المخزني والأولي.
نُكمل الملاحظة والمستند ثم نسجّل الاستلام النهائي. لا نجمع الستة في كلِّ مرحلة ونعتبرها أجهزةً جديدة؛ فالمراحل توثّق رحلة الكمية نفسها حتى القبول.
ننتقل إلى صنفٍ آخر كميته ثلاثة أجهزة. نسجّل موعد جاهزيته والكمية، ونضيف الملاحظة والمستند ثم نحفظ. سنستخدم هذا الصنف لتوضيح حالة عدم المطابقة. نراجع موعد الاستلام المقترح والمرفق قبل التسجيل، مع التأكّد من أنَّ الكمية تخصُّ الصنف الجديد.
بدور أمين المخزن، نسجّل وصول الأجهزة الثلاثة ونُكمل بيانات الاستلام والمستند. وصول الكمية إلى المخزن لا يعني قبولها فنياً لدى الجهة المستفيدة. نراجع بيانات المستلم واللجنة، ونكتب الملاحظة الداعمة ثم نرفع مستند الاستلام. بعد الحفظ تنتقل المتابعة إلى الفحص لدى الجهة المستفيدة.
نفتح الاستلام الأولي ونُدخل جهازين للفحص. الكمية المسجّلة هنا تخصُّ هذا الإجراء، بينما إجمالي ما وصل إلى المخزن ثلاثة أجهزة.
نختار غير مطابق، ونكتب الملاحظة الفنية ونُرفق المستند، ثم نسجّل النتيجة. تبقى المشكلة واضحةً في السجل، ويتوقف القبول النهائي حتى استكمال المعالجة وإعادة الفحص.
توضّح البطاقة وجود ملاحظاتٍ مفتوحة. لذلك لا يكفي تسجيل وصول الأجهزة لإتمام القبول النهائي؛ يجب معالجة الملاحظات وتوثيق النتيجة.
نُوثّق معالجة الملاحظات ونراجع سجل الاستلامات والمرفقات المرتبطة. يحتفظ السجل بأثر المشكلة والمعالجة، لتتمكّن الجهة المختصة من مراجعتها عند إعادة الفحص. يمكن للمراجع متابعة ما سُجّل في كلِّ مرحلة، والرجوع إلى المستند الذي يشرح الإجراء التصحيحي.
بعد المعالجة، نفتح إعادة الفحص وتأكيد المطابقة على السجل المرتبط. نراجع الجهازين ونختار مطابق، ونكتب نتيجة الفحص ثم نسجّلها.
أصبح الاستلام النهائي متاحاً. نفتح النموذج ونراجع كمية جهازين، والجهة المستفيدة، ونتيجة المطابقة قبل تسجيل القبول.
نُضيف ملاحظة القبول النهائي بعد معالجة الملاحظات واجتياز إعادة الفحص، ثم نحفظ. هكذا يبقى التتبّع متصلاً من وصول الأجهزة إلى فحصها ومعالجتها وقبولها.