الخطوات والشرح
نفتح مسودة أمر إعادة التوزيع. نراجع العقد ونوع التغيير والسبب المسجّل. في هذا المثال نعيد تخصيص جهازٍ واحد بين جهتين، دون زيادة عدد أجهزة الصنف أو تغيير سعره.
ننتقل إلى البنود المتأثرة ونفتح تحرير بند أجهزة الطاقة غير المنقطعة. يظهر التوزيع الحالي، ونحدّد جهة التحويل منها والجهة المستفيدة الجديدة.
نختار الجامعة التكنولوجية جهةً مستفيدة، ونُدخل جهازاً واحداً للتحويل من جامعة بغداد، ثم نحفظ المسودة. تبقى الكمية التعاقدية الكلية أربعة أجهزة.
نستكمل المسودة ونراجع التحويل والأثر المالي الصفري. إعادة التوزيع تغيّر الحصص بين الجهات، ولا تضيف كميةً جديدة إلى العقد. لذلك تختلف عن زيادة الكمية التي شرحنا فيها قاعدة العشرين بالمئة.
نراجع ملخص الأثر ثم المستند المؤيد لإعادة التوزيع. لا يوجد أثرٌ مالي أو تمديدٌ مطلوب في هذا المثال.
في المراجعة النهائية، نتحقّق من العقد والجهة والبند والمستند، ثم نرسل الأمر للمراجعة. حفظ المسودة لا يبدأ مسار القرارات، أما الإرسال فينقل الطلب إلى الجهة المسؤولة.
تراجع لجنة الفحص والاستلام الطلب. نختار الموافقة ونسجّل تعليقاً يوضّح مبرر إعادة التخصيص، ثم نؤكد القرار. يظهر اكتمال المرحلة وانتقال المسؤولية إلى لجنة أوامر الغيار.
ننتقل إلى عضو لجنة أوامر الغيار ونفتح المسار. نراجع الطلب ثم نسجّل الموافقة وتعليق اللجنة. تبقى كلُّ موافقةٍ مرتبطةً بمرحلتها والجهة التي نفّذتها.
ننتقل إلى لجنة تثبيت الأسعار. رغم أنَّ الأثر المالي صفر، يبقى قرار اللجنة مطلوباً. نختار الموافقة ثم نستكمل تأكيد الأثر والأيام المعتمدة.
نؤكد اعتماد الأثر المالي الموضّح للبند، ونُدخل صفراً للأيام المعتمدة. ثم نكتب التعليق ونوافق. هذا اعتمادٌ صريح للأثر الصفري، وليس تجاوزاً للمرحلة.
نعود إلى لجنة أوامر الغيار لاستكمال المرحلة المطلوبة. يظهر في المسار أن المصادقة والتخصيص غير مطلوبة لهذا الأمر، بينما نُسجّل قرار مرحلة الأمر الوزاري وملحق العقد.
ننتقل إلى لجنة الفحص والاستلام لاستكمال التنفيذ. نختار الموافقة ونُدخل التعليق ثم نؤكد. بعد اكتمال الموافقات، يبقى تطبيق الأمر خطوةً مستقلة لتحديث التوزيع.
نختار تطبيق الأمر وإصدار الملحق ثم ننفّذ الإجراء. تظهر رسالة النجاح، ونفتح الكميات والكلفة للتحقق من بقاء الكمية والسعر والأثر المالي وفق القرار المعتمد.
نفتح الفقرات التجهيزية وبطاقة الصنف. ما زالت الكمية أربعة أجهزة، وسعر الوحدة ألفاً وتسعمئة دولار، والقيمة الإجمالية سبعة آلافٍ وستمئة دولار. التغيير في الحصص بين الجهات.
من تبويب التوزيع نراجع النتيجة: ثلاثة أجهزة لجامعة بغداد، وجهازٌ واحد للجامعة التكنولوجية. هذه حصص تخصيص؛ أما الاستلام والفحص والقبول فتُسجّل في إجراءاتها المستقلة.
نفتح الوثائق والمخططات ثم نختار مرفقات الأوامر التغييرية. يظهر مستند تبرير إعادة التوزيع مرتبطاً بالأمر، مما يسهّل الرجوع إلى الدليل من مكتبة ملفات المشروع.
نفتح المستند ونراجع مبرر التحويل والتوزيع قبل الإجراء وبعده. يوضح المستند بقاء أربعة أجهزة بالقيمة نفسها، مع توثيق نقل جهازٍ واحد إلى الجهة المستفيدة الجديدة.
نختار فتح السجل المرتبط للرجوع إلى الأمر. تظهر حالته المطبّقة، والأثر المالي الصفري، وقيمة العقد دون تغيير. بذلك نربط المقترح والقرارات والنتيجة والمستند المؤيد في دورةٍ واحدة.